Le choix de la destination ne sera évidemment pas le même pour un voyage d'incentive VIP de 10 personnes ou une Convention Internationale de 500. Il dépendra de l'origine de vos participants, leur culture, religion ainsi que du temps dont vous disposez.
Il est certain que des destinations sont plus aptes à recevoir des événements.
En plus du choix des fournisseurs adaptés à vos besoins d'espace, localisation et prix, vous devrez également:
Chercher sur ABCevents.com
Demander des references à vos contacts.
chercher sur Internet, dans les magazines et publications appropriées.
évaluer les coûts et durées des déplacement (voir nos infos vols).
Verifiez également que:
la zone est facile d'ccès (vols directs par exemple).
elle est politiquement stable et réputée sûre.
les infrastructures sont suffisantes.
il n'existe aucun risque de maladie grave.
les vaccinations, visas et autres formalités doivent être planifiées par avance.
les conditions climatiques peuvent affecter votre événement.
les animations sur le site sont importantes pour vos participants.
la zone offre un choix de logements et lieux de réunions (hôtels, centres de congrès).
la zone offre une bonne relation qualité-prix.
la zone accepte des réunions d'affaire.
Quand vous avez trouvé ce que vous désirez, cherchez les fournisseurs sur ABCevents.com, demandez de l'aide à un Bureau des Congrès, une autorité locale, une DMC, aux fournisseurs ou à toute autre organisation locale.
Il s'agit d'une organisation à but non lucratif qui participe au développement à long terme d'une région ou d'une zone géographique par le biais d'une stratégie liée au voyage et au tourisme et ciblant exclusivement le marché des voyages d'affaires (congrès, séminaires, incentives, ...).
Il est généralement financé à la fois par l'administration locale et par des membres privés (tels que Hotels, DMC, PCO, Restaurants, Centres de Convention, ...) Dans leur double rôle public et privé, ils proposent des prestataires, des lieux et des services pour organiser votre événement. De cette façon, il participent à la promotion de leur zone d'activité et d'affaire. Certains Bureaux de Convention sont occasionnellement responsables de la gestion, de la commercialisation et/ou du marketing pour des Centres de Congrès..
Un Bureau de Congrès est surtout spécialisé dans l'évènementiel des entreprises et traite de même façon avec le secteur privé et le secteur public. Les offices du Tourisme pour leur part sont plus orientés vers le secteur public et ont des attributions plus générales.
Un Bureau des Congrès vous propose:
des informations actualisées concernant sa région, les endroits de réunion, les services de transport, et d'hébergements.
des contacts directs avec des fournisseurs.
des visites d'inspection.
des informations aux visiteurs.
une coordination de l'événement sur le site.
des programmes créatifs pour les accompagnateurs ou conjoints, et des excursions avant et après l'événement.
des services d'Organisateur Professionnels de Congrès.
des études de faisabilité.
des aides avec les autorités locales.
des services de presse.
un marketing pour les participants afin d'augmenter les inscriptions.
un suivi de l'événement.
La taille de l'événement que vous désirez organiser n'a pas d'importance. Il est toujours utile d'utiliser un Bureau des Congrès qui vous permettra d'économiser votre temps et votre argen: la majorité d'entre eux sont gratuits. Un Bureau des Congrès est généralement neutre mais peut avoir tendance à vous orienter vers ses membres. Ils peuvent également recevoir des commissions de leurs membres.
Pour choisir le Bureau des Congrès adéquat:
vérifiez qu'il soit listé sur ABCevents.com
assurez-vous qu'il s'agisse d'un Bureau des Congrès officiel en contactant les autorités locales.
vérifiez le nombre de membres, sa date de création et le nombre d'employés.
prenez le téléphone et assurez vous que son personnel répond immédiatement à vos requêtes.
parler avec le personnel pour voir s'ils sont les professionnels authentiques.
Demandez ou il est situé.
Vérifiez si vous pouvez obtenir de meilleurs prix en vous adressant directement aux fournisseurs.
demander où ils sont basés et combien le personnel ils ont au total.
Parcourez son site Web et son matériel promotionnel.
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