La scelta della destinazione, ovviamente, non può essere la stessa per un VIP incentive di 10 partecipanti come per un Convegno Internazionale di 500 persone. Tuttavia, la scelta potrà essere influenzata dalle origini dei partecipanti, dalla loro cultura e religione così come dalla stagione in cui si svolge l'evento.
E' vero anche che alcune destinazioni sono più indicate di altre in termini di ospitalità di un evento.
Oltre a scegliere I fornitori che soddisfino le tue esigenze riguardo allo spazio, la qualità della location e il prezzo, dovrai anche:
Cercare in ABCevents.com
Chiedere referenze a tutti i tuoi contatti/fornitori.
Verifica in internet, su riviste e pubblicazioni importanti.
Valuta costi e tempi di trasporto (vedi la ns. sezione voli).
Assicurati che:
L'area sia facile da raggiungere con voli diretti.
Sia politicamente stabile e sicura.
L'area offra un adeguato standard di infrastrutture.
L'area non sia rischiosa per la salute.
Le necessità di fare vaccinazione, visti o altre formalità vengano richieste in anticipo.
Le condizioni metereologiche possano influenzare il tuo evento (controlla il meteo).
Le attrazioni locali sono importanti sia per te che per i tuoi partecipanti.
L'area abbia delle buone strutture sia per quanto riguarda gli hotel sia per i centri congressi.
L'area abbia un buon rapporto qualità-prezzo.
L'area accetti eventi aziendali.
Quando hai trovato quello che cercavi, trova I fornitori ABCevents.com, chiedi aiuto al Convention Bureau, alle autorità locali, ai DMC, ai fornitori, e qualsiasi altra associazione locale.
E' un'organizzazione no-profit che supporta lo sviluppo a lungo termine di una regione o di un'area attraverso strategie turistiche, focalizzandosi esclusivamente sul mercato degli eventi aziendali (congressi, incentive, seminari, ...).
Di norma finanziato sia dall'amministrazione locale che da enti private (Hotel, DMC, PCO, Centri congressi, Ristoranti), il suo doppio ruolo comprende l'assistenza nella preparazione dei meeting, la funzione di broker nel proporre le società, strutture e servizi per il tuo evento, promozione del mercato degli eventi aziendale nella loro area.
Un Convention Bureau tende a specializzarsi in eventi aziendali, e ha il doppio ruolo di interfacciarsi sia col privato e col pubblico mentre l'Ente del Turismo è più coinvolto nel settore pubblico.
Un Convention Bureau può esserti utile fornendoti:
Informazioni aggiornate riguardo l'area, le sue strutture, i trasporti e l'alloggio.
Contatto diretto con I fornitori per conoscere diasponibilità e prezzi.
Sopralluoghi.
Informazioni turistiche.
Coordinazione dell'evento in loco.
Programmi creativi per partecipanti e accompagnatori, tour pre e post-convention.
Servizio di PCO.
Studi di fattibilità.
Contatti con autorità locali.
Servizio stampa.
Azioni di marketing con I partecipanti, per incrementare la partecipazione.
Follow-up dell'evento.
Non importa la misura dell'evento che stai organizzando, vale la pena di utilizzare i servizi di un bureau, molti dei quali sono gratuiti, per risparmiare tempo e denaro. Sono generalmente neutrali, sebbene tendano ad indirizzarti ai loro associati e a volte possono ricevere una commissione dai loro fornitori.
Per selezionare il Convention Bureau adeguato alle tue esigenze:
Controlla che sia nell'elenco di ABCevents.com
Assicurati che sia un CVB ufficiale chiedendo alle autorità locali.
Verifica (direttamente) il numero dei soci.
Verifica da quanto tempo esiste.
Contatta lo staff per verificare che siano dei veri professionisti.
Verifica che rispondano immediatamente alle tue richieste.
Controlla se possono ottenere dei prezzi migliori contrattando direttamente coi fornitori.
Chiedi dove hanno la sede e quante persone fanno parte del loro staff.
Guarda il loro sito internet e il materiale promozionale.
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