Obviamente la elección del destino no será la misma para un viaje de incentivo de V.I.P.s con 10 personas que para una Convención Internacional de 500.. Sin embargo estará influenciado por el origen de los participantes, su cultura y religión, así como por el tiempo que pueda Ud. dedicarle al evento.
Lo cierto es que ciertos destinos se adaptan más que otros en lo que se refiere a acoger eventos.
Aparte de elegir aquellos proveedores que respondan a sus necesidades de espacio, localización óptima y precio, Ud. necesitará lo siguiente:
verificar en ABCevents.com
Pedir referencias a sus contactos/proveedores.
Buscar en Internet, revistas especializadas y publicaciones.
Evaluar los costes de transporte y tiempo (ver nuestras herramientas de vuelo)
Descubrir si:
hay fácil acceso de llegada y salida a la zona -- i.e. vuelo directo.
es políticamente estable y segura.
la zona ofrece una infraestructura adecuada.
hay riesgo de enfermedades.
se requiere planificación previa para organizar vacunas, visas, peticiones y otros formalismos.
Las condiciones meteorológicas pueden afectar a su evento (compruebe las previsiones).
Los atractivos locales son importantes, para ambos Ud. y sus participantes.
La zona tiene una amplia selección de lugares de puntos de reunión como Hoteles y Centros de Convenciones.
la zona tiene una buena relación calidad-precio.
la zona acepta eventos de empresa.
Cuando haya encontrado lo que está buscando, encuentre proveedores en ABCevents.com, obtenga ayuda del Convention Bureau, autoridad local, D.M.C.s, proveedores y de otras asociaciones locales.
Es una organización no lucrativa que ayuda al desarrollo a largo plazo de una región o área por medio de su estrategia de turismo y viajes, centrándose exclusivamente en el mercado de eventos corporativos (congresos, incentivos, seminarios, ...).
Normalmente se financian mediante administraciones locales y miembros privados (Hoteles, D.M.C.s, P.C.O.s, Centros de Congresos, Restaurantes) y su papel consiste en ayudar con la preparación de la reunión actuando como broker para las compañías interesadas a la vez que con el lugar, servicios para el evento y promoción de la zona en cuanto a negocios para eventos de empresa. Algunos de estos burós son responsables ocasionalmente de la gestión de Centros de Congresos junto con ventas y marketing.
Un Convention Bureau suele especializarse en eventos corporativos y su papel es tratar con ambos sectores público y privado mientras que las Cámaras de Turismo están más involucradas en el sector público y tienen un cometido más general.
Puede ayudarle suministrándole lo siguiente:
Información actualizada de la zona, sus centros de reunión, servicios de transporte y alojamiento.
Contacto directo con proveedores que pueden darle disponibilidad y precios.
Visitas de inspección.
Información turística.
Coordinación del evento sobre el terreno.
Programas creativos para asistentes y acompañantes y visitas guiadas antes y después de la convención.
Servicios como Organizador Profesional de Congresos.
Estudio de viabilidad.
enlace con autoridades locales.
Servicios de prensa.
marketing a asistentes, fomentando, por tanto, la participación.
Seguimiento del evento.
No importa el tamaño de la reunión que Ud. esté organizando, merece la pena utilizar un buró de servicios muchos de los cuales son gratis, por lo que estará ahorrando tiempo y dinero. Son generalmente neutrales, aunque tenderán a dirigirle hacia sus miembros y algunas veces pueden recibir comisiones de los proveedores.
Para elegir el Convention Bureau adecuado para usted:
compruebe si está en la lista de ABCevents.com
Asegúrese de que se trata de un C.V.B. oficial preguntando a las autoridades locales.
Compruebe directamente el número de miembros.
Vea cuanto tiempo lleva existiendo.
Hable con el personal para comprobar si son auténticos profesionales.
Compruebe que le dan respuestas inmediatas a sus peticiones.
Compruebe si puede conseguir mejores precios directamente con los proveedores.
Pregunte donde están situados y cuanto personal tienen.
Compruebe su página web y material promocional.
Esta opción está reservada para usuarios registrados.\n\n
Por favor, introduzca su nombre de usuario y contraseña o inicie el proceso de registro.
